社内ポータルサイトによる業務の効率化
社内ポータルサイトとは？
社内ポータルサイト（以下、ポータルサイトという）とは、会社が保有する情報・データなどにアクセスするための入り口となるサイトのことで、掲示板、カレンダーなどの機能と組み合わせることによって、社内での情報の連携や共有を円滑にする機能があります。
社員間で情報・データのやりとりをする際に、「担当者ごとに情報が分散しているため、情報がどこにあるのか分からないという問い合わせが多く、本来するべき業務に時間を割けない。」、「NASなどの自社ファイルサーバーにファイルを保存しているため、故障によるデータ紛失リスクが怖い。」、「出張などで人が集まるタイミングがなく、大勢の社員に情報を伝えるための機会が少ない。」などの悩みをお持ちではないでしょうか？
社内ポータルサイトを導入することで、上記の悩みを解消でき、業務を効率化できるようになります。
社内ポータルサイト導入のメリット
情報・データへのアクセス改善
社内の情報・データを社内ポータルサイトに集約すれば、アクセスする手順がシンプルとなり、情報・データを探すための時間を削減できます。
社員全員が社内ポータルサイトの同じ情報にアクセスすることになるため、古い情報を参照することによるミスも防止できます。
ペーパーレス化の実現
情報・データへのアクセスを改善することで、資料を紙面で配布する必要性がなくなり、ペーパーレス化を実現できます。
ペーパーレス化を進めることで、印刷費用の削減、紙面を保管するスペースの削減、紛失等の情報漏洩リスクの削減を期待できます。
自社サーバー（NASなど）のクラウド化によるデータ消失リスク低減
クラウドストレージ機能を有するサービスで社内ポータルサイトを構築することで、情報・データをインターネット上に保存できるようになり、自社サーバーの故障などによる情報・データの消失リスクを低減できます。
必要な機器のメンテナンスなどの運用管理はサービス提供事業者が担うため、自社に専門知識を持つ担当者を配置しておく必要もありません。
働き方改革・テレワークの実現
社内ポータルサイトをクラウド上に構築することによって、自宅や出張先からも情報・データにアクセスできるようになり、テレワークなどの柔軟な働き方を実現できます。
また、社内ポータルサイトの「ニュース」などの情報発信機能を利用し、社員全員に伝えたいトピックを記事として作成することで、情報を効率的に発信できます。
データ・キュービックの社内ポータルサイト構築支援
当社の社内ポータルサイトは、上記の基本的なコミュニケーション効率化の機能に加えて、以下のような特徴があります。
マイクロソフトのアプリケーションとのスムーズな連携
当社の社内ポータルサイトは、SharePoint（組織内コミュニケーション・ドキュメント管理等のためのサービス）で構築します。
マイクロソフトが提供するサービスで構築するので、Word、ExcelやTeamsなどの他のマイクロソフトのアプリケーションとスムーズに連携できます。
また、SharePointはクラウドサービスですので、スマートフォンでの操作も可能なので、自宅や外出先でのリモートワークに対応できます。
関連システムの一元的な構築支援
社内ポータルサイトに、勤怠管理、カレンダーやワークフローなどの業務に必要なシステムを組み合わせると、より便利なサイトになります。
当社は、社内ポータルサイト以外のシステム構築も合わせて提供できるので、スピード感と統一性のあるシステム化を実現できます。
人材育成のご支援
社内ポータルサイトを運営するには専門的なプログラミングスキルは不要ですが、記事の投稿方法やユーザーの管理方法などの基本的な操作方法を理解する必要があります。
当社には、専門的な教育を受けた社員が多数在籍しておりますので、お客さまが社内ポータルサイトを継続的に運営するためのトレーニングを提供できます。
事例紹介 - 株式会社オカダ電気 様
社員のDX意識を高めつつ、業務効率化を目指す。
社内用ポータルサイト構築をご支援
人々の暮らしを明るく豊かにする電気設備をつくる。そんな人材を育て大切にできる明るい会社を目指す、オカダ電気様。
建物内に安全に電気を配る配電盤や分電盤の設計、製造、販売を一貫して行い、人々の暮らしに寄り添われています。
従業員のDX意識を高めたい、とMicrosoft 365のSharePointを用いた「社内用ポータルサイト」を導入されました。
| お客様名 | 株式会社オカダ電気 様 |
|---|---|
| 業種 | 製造業 |
| 事業内容 | 配電盤,制御盤,分電盤等の設計製造・販売及び改修、太陽光発電事業 |
| 従業員数 | 64名（2018年10月時点） |
| 課題 |
社内のDXを進めたい 拠点間の社内情報の回覧を円滑化したい 業務に使用するアプリを一元化したい |
| 解決策 |
社内用ポータルサイトを構築 お知らせやマニュアル等を掲載する掲示板機能付き 社内でポータルサイトの設定を担える人材育成のサポート |
| 導入ツール |
Microsoft 365のSharePointを用いた「社内用ポータルサイト」 Microsoft 365 Business Basicプラン 掲示板/回覧板オプションサービス |
ポータルサイト導入のきっかけ
「私が言ったことや考えたことを、全員に発信する機会がなかなかありませんでした。なにかを見たら今の会社の現状が分かるというツールが欲しかったんです。このときはここを見てくださいと示せて、一つアクセスすればいいものを。それで電話やメールでの社員間の問い合わせをなくしていければと」（代表取締役社長 長谷川 寛朗氏）
そう、社内用ポータルサイトの導入に至った理由をお話する長谷川氏には、会社をより良くしていくために従業員の意識を変えていきたいという思いがありました。
「今までの電話やメールでの問い合わせは同期していて、対応する相手の時間を奪ってしまう。それよりは相手の作業を止めないよう非同期にして、テクノロジーの力で減らせるものは減らしていきたい、その意識を変えていきたいです。従業員のマインドが変わることで最終的に効率が良くなった、という雰囲気作りをしたいですね」。
そんな長谷川氏の思いを受け、Microsoft 365のSharePointでオーダーメイドで構築した社内用ポータルサイトには、マニュアルやニュースなどを随時掲載でき、従業員がいつでも見たい時に情報を探しやすい掲示板機能をつけています。これにより、より効率的な従業員間のコミュニケーションを実現できます。
「人によって仕事のやり方が違っているので、それを統一していきたくて。例えば、今までは工程表をメールで一斉配信していたけど、これからは掲示板に載せれば誰でも見られるようになる。毎週行っている工程会議も、資料を掲載する日時を決めておいて、掲載された資料を確認して問題なければ会議する必要もないと思うんですよね。そういうのをより深めていって、もっと非同期した会社にしていきたいですね」。
人の暮らしを明るく豊かにする人材を育てていく
この機会にポータルサイトの運営を社内で担っていく人材を育てたいという意向から、長谷川氏は４名にプロジェクトの推進を任せました。ポータルサイトをどのように構築し、どのように社内に浸透させていくかは推進メンバーや各部署で考えながら進めて欲しいとの思いからです。
プロジェクトメンバーと一緒にどんなサイトがいいかを話し合いながら、検討開始から約３か月でオーダーメイドのポータルサイトの構築および導入を実現しました。
ポータルサイトの導入後もプロジェクトメンバーがより良いサイト構築および運営ができるよう、サイトの管理・編集の仕方の説明や運営マニュアルの提供などのご支援もさせていただきました。
長谷川氏はもともと「デジタル化を進めていく」と従業員に伝えていましたが、何からしていくか迷われていたそうで「今回のポータルサイト導入はいい機会だった」と言っていただきました。
今後について
今後はこのポータルサイトに、社内で予定を共有するカレンダーや、稟議や申請をペーパーレスで行うワークフローの機能の追加を検討されていて、その際の設定はプロジェクトメンバーに担ってもらいたいと話されました。
図面のデータ情報を保存することで設計時の負担を減らすようなシステムの導入も検討するなど、今後もデジタル化を加速していきたいという長谷川氏は、会社および従業員への思いをこう話します。
「図面が標準化していくと、人に依存しにくくなる会社になると思っています。それで時間が空いたのであれば他の仕事をすればいいし、若手も育てやすい。
もしかしたら、技術を持った人材を育てても転職する人も出るかもしれないけど、それはそれでいいと思います。そういう人がいる会社は強いと思っているし、育った人材を社外の人と交流させるとか。こういうのを、この5年10年ぐらいで加速させたいですね。
ただ現状は、ずっと職人でいたいというデジタル化が苦手な社員のほうが多いと思います。それはそれで少しずつ取り組んでいけばよくて、デジタルが得意な人がサポートするとかデジタル化が難しい作業は手作業に棲み分けするとか、今までの技能とデジタルを連動させていくことが大事かなと思っています」。
人々の暮らしを明るく豊かにする電気設備をつくる人材を育成する、ひとつのツールとして「社内用ポータルサイト」が従業員の意識改革のお役に立つことを期待します。