改正電子帳簿保存法対応による書類のペーパーレス化

電子帳簿保存法に定める電磁的記録による保存は、大きく「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つに区分されます。

2022年1月1日より電子帳簿保存法が改正され、各区分の手続きについて抜本的な見直しがなされています。

各区分の中でも、電子的に取引情報を授受する「電子取引」については、2024年1月から保存要件に従った電子データの保存が必要となるため、優先的に対応する必要があります。

請求書・領収書・契約書・⾒積書などに関する電子データを送付・受領した場合には、その電子データを一定の要件を満たした形で保存することが必要となります。

電子取引の電子データ保存は、「改ざん防止のための措置をとる」や「日付・金額・取引先で検索できるようにする」などの要件を満たす必要があり、これを上手く活用することは以下のメリットがあります。

①業務の効率化

電子取引の電子データ保存に対応することで、書類の印刷や、綴じ込みなどの紙媒体を管理するための事務作業を削減できます。

検索機能を確保することで、資料にアクセスしやすくなるため、資料を探すなどの手間もなくなります。

②ペーパーレス化の実現

電子取引の電子データ保存に対応することで、電子データを紙面に出力する必要がなくなり、ペーパーレス化を実現できます。

ペーパーレス化を進めることで、印刷費用の削減、紙媒体を保管するスペースの削減、紛失等の情報漏洩リスクの削減を期待できます。

③働き方改革・テレワークの実現

資料を紙媒体で管理していると、資料のやりとりをするために職場へ出社する必要性が生じます。

電子データの保存場所を自宅や出張先からアクセスできるクラウドなどに構築することで、テレワークなどの柔軟な働き方を実現できます。

当社の改正電子帳簿法対応支援は、2024年1月から義務化される電子取引の電子データ保存への対応をご支援するサービスで、以下の特徴があります。

①Microsoft 365の活用

当社では、Microsoft 365に含まれているSharePointを活用した電子取引の電子データ保存をご支援しています。

Microsoft 365のライセンスが必要となりますが、Microsoft 365をグループウェアとして利用されるお客様にとっては、専門のシステムを導入するよりも比較的安価に利用できます。

また、Microsoft 365のSharePointはクラウドサービスなので、自宅や外出先でのテレワークにも対応できます。

②当社の事務処理規定の提供

電子取引の電子データ保存に対応するためには、改ざん防止のための措置を講じておく必要があります。

当社支援サービスをご利用のお客様に対しては、当社が利用している「改ざん防止のための事務処理規定」を参考資料としてご提供することも可能です。

③関連システムの一元的な構築支援

当社はMicrosoft 365の活用を中心としたDXコンサルティングを提供していますので、お客様のDX推進に必要なシステム構築をご支援できます。

例えば、社内ポータルサイトやワークフローシステム、人事情報システムを合わせて構築することで、業務効率化や情報の一元管理、ペーパーレス化を実現できます。

また、インボイス制度に対応した適格請求書を発行できる顧客管理・営業管理アプリを合わせて構築することで、今後控えている制度改正にまとめて対応できます。