顧客管理・営業管理システム

顧客管理・営業管理システムとは?

顧客管理・案件管理システムとは、顧客や案件に関する情報を会社で一元的に管理するシステムのことで、このシステムを導入することで業務を通じて得られるデータを最大限に活用できるようになります。

顧客情報や案件情報を管理する際に、「担当者が各自で顧客データを管理しているので、社員が退職するとどこにデータがあるか分からなくなってしまった。」、「現時点の会社全体の見込み案件がどれくらいあるのか分からない、もしくは集計に時間がかかる。」、「顧客情報と案件情報がバラバラに管理されており、誰に、いつ、どのような提案をしたかが分かりにくい。」などの悩みをお持ちではないでしょうか?

顧客管理・案件管理アプリを導入することで、上記の悩みを解消でき、顧客情報や案件情報などのデータを効率的に管理・活用できるようになります。

システム導入によるデータ活用のメリット

顧客情報や案件情報の一元管理

顧客管理・案件管理システムを導入することで、社員全員が共有のデータベースに情報を保存することになり、データを集約して管理できるようになります。

データを一元管理することにより、最新の情報や過去の履歴、関連情報などを必要になった際にリアルタイムで取り出せるようになります。

経営状況の把握

顧客情報や案件情報を一元管理することで、現時点の見込み案件の件数や金額をタイムリーに表示でき、経営状況を把握できるようになります。

経営状況を正確に把握することにより、「現在は見込み案件が少ないから新規開拓に注力しよう」といったように、現在の課題にマッチした施策を立案することができるようになります。

マーケティングへの活用

共有のデータベースに蓄積された顧客情報や案件情報は、顧客のニーズを分析したり、ニーズを満たす商品を開発したりするマーケティングに活用できます。

会社全体で長期に渡り蓄積された情報を分析することで、担当者別の情報や短期間の情報だけでは見えてこなかった、データに裏付けられた隠れた傾向を発見することができるようになります。

データ・キュービックの顧客管理・営業管理アプリ

当社の顧客管理・営業管理システムは、上記の基本的なデータ管理・活用の機能に加えて、以下のような特徴があります。

マイクロソフトのアプリケーションとのスムーズな連携

当社の顧客管理・営業管理システムは、Power Apps(マイクロソフトが提供するビジネスアプリケーション開発サービス)で構築します。

マイクロソフトが提供するサービスで構築するので、Word、ExcelやTeamsなどの他のマイクロソフトのアプリケーションとスムーズに連携できます。

また、Power Appsはクラウドを前提としたサービスで、スマートフォンでの操作も可能なので、自宅や外出先でのリモートワークに対応できます。

安価かつスピーディーなシステム提供

Power Appsはローコードでシステムを開発できるサービスで構築することから、他のシステムに比較して安価かつスピーディーに納品できるケースが多いです。

当社にご相談をいただいてから、1ヶ月程度で納品させていただくこともあります。

見積書や請求書の作成機能

登録された顧客情報や案件情報に基づいて請求書や見積書などを自動作成する機能により、事務作業の効率化を図れます。

お客さまが希望する書式に設定することも可能で、請求書については2023年10月から施行されるインボイス制度に対応したインボイス(適格請求書)にできます。

お客さまカスタマイズ

お客さまがシステム導入を通じて実現したいことに応じて、最適な機能をカスタマイズできます。

顧客住所を一目で把握するためのGoogle Mapとの連携や、会計業務を効率化するための会計ソフトに合わせたデータ出力など、ご要望に応じた機能を追加できます。

当社の顧客管理・営業管理システムのイメージ

事例紹介 - 岩永工務店株式会社 様

オーダーメイドの顧客・案件管理のデジタル化を1か月で実現!
お客様、社員間のコミュニケーションを円滑に

お客様と一緒に夢をカタチにする。人にやさしい木の香りの家づくりをめざす、岩永工務店様。

社員5名でお客様の要望に応えながら、設計から施工、個人ならではの付き合い、アフターフォローに一貫して取り組むことでお客様に永く安心して生活いただける家をご提供されています。

社員の人数は少ないですが、今よりさらにお客様とのコミュニケーションを円滑化したい、とMicrosoft 365のPower Appsを用いた「顧客・案件管理システム」を導入されました。

当社の顧客管理・案件管理システムを導入した岩永工務店様
お客様名 岩永工務店株式会社 様
業種 大工工事業
事業内容 新築、リフォーム工事
従業員数 5名(2022年1月時点)
課題

受注時の書類作成で使用しているソフトが使いづらい

紙の書類で案件を管理しているため情報共有がしづらい

解決策

顧客情報、案件情報、交渉履歴をデータで一元管理できるシステムの構築

クラウド活用により、PC及びスマホで現場からでも情報の確認や編集を可能に

導入ツール

Microsoft 365のPower Appsを用いた「顧客・案件管理システム」(顧客管理機能、案件管理機能、見積登録機能、帳票作成機能)

Microsoft 365 Business Standardプラン

抱えられていたお悩みと導入理由

「もともと書類作成に使っていたソフトは、なかなか自分が思ったとおりにはならない形式になっていました。見積書をお客様にお見せしたときに、この工程はしなくていいなどご要望を言われた場合にその場で見積金額がどのくらい減るというような説明がすぐできるといいなぁと思っていました」(取締役専務 岩永 和樹氏)

書類の作成や案件の管理をほとんど和樹氏が一人でされていて、自分しか分からないようになっていたため、他の社員に伝えてもなかなか伝わらなかったそうです。

そんなときにDXコンサルティングの紹介を受けて、「これだったらひとつで楽にできるかな」と思われたそう。

「こうやってひとつのツールを共有して、社員みんなでクラウドとかについて勉強していく方がいいかなと思ったので導入させていただきました」と、導入を決定した理由について、岩永 和樹氏は話します。

当社の顧客管理・案件管理システムを導入した岩永工務店様

現場からでも案件の確認が可能に

データをいろんなところから、携帯でも見られるというのがすごくいいなと思いました。やっぱり現場に出ていることが多いので、すぐにあの資料が欲しいというときに自分で見られるのがいいなと。今までは他の社員とも電話だけでやり取りをしていて、自分しか分からないパソコンの中をなんとか開いてもらいながらで大変だったと思います」。

今までは、事務所にあるパソコンと現場に持ち出すパソコンのデータ共有ができておらず、紙の書類で案件を管理されていたため、情報共有に苦労されていたそう。

Microsoft 365のPower Appsで構築した「顧客・案件管理システム」ではクラウド上でデータを保存するため、パソコンやスマートフォンなど端末を問わず同じデータをリアルタイムで見ることができ、さらに編集もできます。お客様から問い合わせがあったときは、現場にいながらでも内容を確認してすぐに返事をすることが可能になりました。また、社員のだれでも同じデータを見られるため、情報共有が円滑に済みます。

今までは大事なものがどこにあるかというのがまず分からなかったから大変でした。これからはクラウドを開けばすぐ分かるということですごく良いなと思っています。地図がついているのも本当に助かります」(岩永 小代子氏)

導入前後の業務フロー

導入した「顧客・案件管理システム」には、現場の住所を登録するとGoogle Mapと連携され、地図を起動すると現在地からの経路も示されるようになっています。現場までの移動も楽になると、とても喜んでいただけた機能です。

「このシステムの導入で、お客様の対応が社員の誰でもできるようになるので、今よりもさらに円滑なコミュニケーションができます」(岩永 和樹氏)

「こんなに早くできると思わなかったです」(岩永 小代子氏)

岩永工務店様のお悩みを聞いてから、一か月ほどでオーダーメイドのシステムをご提供させていただきました。早く業務の改善をしたいという意向に沿えるようスピード感を重視しながらもご要望をお聞きしつつ、岩永工務店様にとってより使い勝手の良いシステムの構築を目指しました。

Microsoft 365のPower Appsで実現した「顧客・案件管理システム」は岩永工務店の「お客様と一生お付き合いできる関係づくり」を担うツールの一つとなるでしょう。

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